REGULAMENT DE ORGANIZARE ȘI PARTICIPARE
Proiect: România Zboară Departe
CAPITOLUL I – DISPOZIȚII GENERALE
Art. 1 – Scopul regulamentului
Prezentul regulament stabilește cadrul general privind eligibilitatea, procesul de aplicare, selecția, acordarea sprijinului financiar și logistic, precum și obligațiile și responsabilitățile beneficiarilor și ale organizatorilor proiectului.
Art. 2 – Principiile proiectului
Proiectul se bazează pe următoarele principii:
a. egalitate de șanse: toți tinerii eligibili au acces la procesul de selecție, fără discriminare;
b. transparență: selecția beneficiarilor se face pe baza unor criterii clare și publice;
c. eficiență: resursele disponibile se utilizează exclusiv pentru sprijinirea dezvoltării talentelor;
d. responsabilitate: beneficiarii se angajează să folosească sprijinul primit în scopul declarat;
e. sustenabilitate: experiențele dobândite contribuie la dezvoltarea pe termen lung a beneficiarilor.
CAPITOLUL II – BENEFICIARI ELIGIBILI
Art. 3 – Criterii de eligibilitate
1. Pot participa tinerii care îndeplinesc cumulativ următoarele condiții:
● au vârsta între 14 și 24 de ani la momentul înscrierii – pentru minori este necesar acordul reprezentanților legali;
● sunt încadrați în grupuri vulnerabile, conform legii, precum: tineri proveniți din familii monoparentale, familii cu venituri reduse, medii defavorizate, din sistemul de protecție a copilului sau expuși altor riscuri de excluziune socială.
● au deja rezultate remarcabile în cel puțin unul dintre domeniile sprijinite:
○ Educațional – fizică, biologie, științe, matematică, literatură etc.;
○ Sportiv – Handbal, scrimă, tenis, înot, arte marțiale, fotbal etc.
○ Creativ – muzică, arte vizuale, design vestimentar, sculptură, fotografie, design digital, teatru de păpuși etc.
2. Nu sunt eligibili tinerii care:
● nu pot demonstra existența unor rezultate, unui interes real și a unei motivații pentru dezvoltarea personală;
● nu respectă condițiile și termenele proiectului.
● nu au acordurile necesare de la reprezentanții legali.
Art. 4 – Domenii și bugete
a. Bugetul total disponibil pentru sprijinul beneficiarilor este de aproximativ 30.000 EUR.
b. Valoarea maximă a sprijinului acordat per beneficiar este de 3.000 EUR. Organizatorul își rezervă dreptul de a ajusta această valoare în funcție de particularitățile și necesitățile fiecărui caz.c. Sprijinul nu se împarte pe categorii de domenii; resursele se acordă pe baza criteriilor de selecție și a necesităților individuale.
CAPITOLUL III – SPRIJINUL ACORDAT
Art. 5 – Tipuri de sprijin
Sprijinul acordat poate consta în:
a. cheltuieli de transport intern și internațional, inclusiv bilete de avion;
b. cazare și asigurare medicală de călătorie și transferuri;
c. taxe de participare la competiții, conferințe, olimpiade, etc.;
d. echipamente și instrumente necesare practicării pasiunii declarate;
e. alte costuri justificate și aprobate de organizator.
Art. 6 – Modalitatea de plată și alocare
1. Sprijinul financiar se acordă în două componente:
a. Bilete de avion și cazare – achiziționate prin intermediul operatorului/furnizorului de turism.
Între Asociația The Social Incubator și Beneficiar se va încheia un acord în cadrul căruia se va menționa ca se vor achita biletele de avion, cazarea, asigurare medicală și transferuri.
b. Taxe de participare și alte cheltuieli – acordate beneficiarilor prin contract de donație, după verificarea și aprobarea documentelor justificative.
2. Beneficiarii au obligația prezentării documentelor justificative în termen de 15 (cincisprezece)
zile de la efectuarea cheltuielii, în cazul plăților prin contract de donație.
3. Pentru partea de bilete și cazare, beneficiarii trebuie să furnizeze copia CI (pentru ei și, dacă este
cazul, pentru însoțitorul minorului), datele fiind transmise operatorului/furnizorului de turism exclusiv pentru rezervări.
Art. 7 – Condiții speciale pentru transport și cazare
1. Biletele de avion se achiziționează la clasa economic, incluzând un bagaj de cală. În cazul sportivilor, se acoperă și bagaj suplimentar pentru echipamente.
2. Se asigură transferul aeroport – hotel și asigurare medicală de sănătate.
3. Cazarea se realizează în apropierea locului de desfășurare a competiției, la un cost mediu al pieței, dacă aceasta nu este deja inclusă în taxa de participare.
4. Pentru beneficiarii minori, se va acoperi și biletul însoțitorului, dacă este necesar, în limita bugetului alocat per beneficiar direct.
CAPITOLUL IV – PROCESUL DE APLICARE
Art. 8 – Înscrierea
1. Înscrierea se realizează exclusiv prin completarea formularului online disponibil pe platforma oficială a proiectului și prezentarea dovezilor concrete despre evenimentele pentru care se solicită sprijinul. Pentru aplicanții minori, formularul va fi completat și de părintele sau reprezentantul legal.
2. Documentele obligatorii:
● formularul de înscriere completat integral;
● scrisoare de intenție (în format digital, scris de mână, scanată sau sub forma unui video deprezentare de maxim 1 minut);
● materiale de susținere: diplome, medalii, fotografii, video, recomandări etc.
3. Formularul va include:
● date demografice (nume, vârstă, contact – număr de telefon și/sau email, localitate, nivel de studii etc.);
● informații privind situația ocupațională și socială;
● domeniul de interes;
● experiența anterioară și obiectivele personale.
4. Organizatorul poate solicita interviuri suplimentare cu aplicanții sau reprezentanții legali ai acestora.
Art. 9 – Calendarul înscrierilor
1. Perioada de depunere a aplicațiilor și termenele de evaluare: 1 mai – 15 mai 2026.
2. Rezultatele vor fi comunicate individual celor ce vor beneficia de suportul acordat în cadrul proiectului.
3. Aplicațiile vor fi evaluate începând cu data de 18 mai 2026 de reprezentanții Asociației The Social
Incubator.
4. Aplicațiile transmise după termenul de 15 mai nu vor fi luate în considerare.
5. Se acceptă participarea la competiții/evenimente organizate în anul curent.
6. Sprijinul va fi oferit în limita bugetului alocat proiectului, ceea ce înseamnă că numărul
beneficiarilor și cuantumul ajutorului pot varia în funcție de resursele financiare existente.
CAPITOLUL V – PROCESUL DE SELECȚIE
Art. 9 – Etapele selecției
Selecția se face în trei etape:
1. Evaluarea formularelor de înscriere – criteriu obligatoriu: rezultatele și performanțele anterioare ale candidaților;
2. Verificarea informațiilor suplimentare – se verifică eligibilitatea beneficiarilor și necesitatea reală de sprijin financiar;
3. Selecția – dosarele sunt evaluate de o comisie conform grilei stabilite.
Art. 10 – Comisia de selecție
1. Comisia de selecție este format dintr-o persoană desemnată de Vola.ro. SRL și două persoane desemnate de Asociația The Social Incubator.
2. Membrii comisiei au obligația de a respecta principiul imparțialității și de a declara eventualele conflicte de interese printr-o declarație pe propria răspundere.
3. În cazul beneficiarilor care nu au fost selectați pentru a primi sprijin în cadrul proiectului, putem oferi o formă alternativă de susținere, prin promovarea acestora pe site-ul proiectului, în vederea creșterii vizibilității și a potențialelor oportunități de susținere.
CAPITOLUL VI – OBLIGAȚIILE PĂRȚILOR
Art. 11 – Obligațiile beneficiarilorBeneficiarii selectați se angajează:
1. să utilizeze sprijinul exclusiv în scopurile declarate în aplicație;
2. să transmită organizatorului documente justificative pentru resursele utilizate, în termen de 15 (cincisprezece) zile de la data efectuarii cheltuielii;
3. să participe la activități de monitorizare și evaluare (rapoarte, interviuri, feedback);
4. să respecte regulile de conduită stabilite de organizator și de partenerii acestuia;
5. să accepte, în măsura disponibilității, participarea la campanii de promovare și împărtășirea experienței cu alți tineri.
6. să furnizeze dovezi concrete despre competițiile/evenimentele pentru care solicită sprijin (link-uri oficiale, documente de confirmare, invitații etc.);
7. să transmită estimări clare ale costurilor pentru taxele de participare și alte cheltuieli;
8. să pună la dispoziția organizatorului documente care să demonstreze rezultatele și performanțele anterioare;
9. să transmită actul de identitate necesar rezervărilor prin furnizorul/operatorul de turism.
Art. 12 – Obligațiile organizatorului
Organizatorul are obligația:
1. să asigure implementarea activităților în condiții de siguranță;
2. să respecte principiile de confidențialitate și protecția datelor;
3. să prevină orice formă de abuz, exploatare sau discriminare
Art. 13 – Retragerea sprijinului
Sprijinul acordat poate fi retras în următoarele situații:
● furnizarea de informații false în aplicație;
● utilizarea neconformă a sprijinului;
● refuzul de a respecta obligațiile asumate.
CAPITOLUL VII – TRANSPARENȚĂ, CONFIDENȚIALITATE ȘI PROTECȚIA DATELOR CU
CARACTER PERSONAL
Art. 15 – Comunicarea rezultatelor
1. Rezultatele vor fi comunicate individual celor ce vor beneficia de suportul acordat în cadrul proiectului.
2. Organizatorul își rezervă dreptul de a menține o listă de rezervă.
Art. 16 – Confidențialitatea datelor
Organizatorul se angajează să respecte legislația privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR), utilizând informațiile primite exclusiv în scopul derulării proiectului si transferarea datelor către agenția de turism pentru realizarea rezervărilor (bilete, cazare, asigurare), exclusiv în scopul implementării proiectului.
1. Operatorul de date cu caracter personal este VOLA.ro SRL, cu sediul în București, Splaiul Unirii, nr. 165, Timpuri Noi Offices, Building 2, etaj 2, Sector 3, România, înregistrată în RegistrulComerțului, J2004020890403 și CUI RO17043146 & Asociația The Social Incubator, cu sediul social în București, Sector 2, Strada Spătarului, nr. 7, România, înregistrată în Registrul Național al Asociațiilor și Fundațiilor cu nr.16760/A/2014 și înscrisă în Registrul ANAF al entităților/unităților de cult din data 15.04.2019, cod de înregistrare fiscală 33177409..
2. Datele de contact ale responsabilului cu protecția datelor: juridic@asociatiasocialincubator.org
Art. 17 – Categorii de date colectate
În cadrul procesului de aplicare și selecție pot fi colectate următoarele date:
● date de identificare: nume, prenume, vârstă, CNP (opțional, doar dacă este cazul din punct de vedere contractual/juridic);
● date de contact: telefon, e-mail, adresă de domiciliu/reședință;
● date educaționale și ocupaționale: nivel de studii, situație ocupațională;
● informații privind situația socială și familială (în măsura în care sunt relevante pentru eligibilitate);
● materiale de susținere (fotografii, video, diplome, recomandări);
● date bancare (doar în cazul efectuării unor plăți directe către beneficiar);
● copia CI/copia de pe Pasaport, pentru transmiterea datelor de călătorie către agenția de turism.
Art. 18 – Scopul prelucrării datelor
Datele sunt prelucrate exclusiv pentru:
1. evaluarea eligibilității și selecția beneficiarilor proiectului;
2. monitorizarea și raportarea progresului în cadrul proiectului;
3. respectarea obligațiilor legale și contractuale ale organizatorului;
4. promovarea rezultatelor proiectului (cu consimțământ explicit pentru utilizarea imaginii și a materialelor trimise).
5. realizarea rezervărilor (bilete, cazare, asigurare), exclusiv în scopul implementării proiectului, de către operatorul/ furnizorul de turism.
Art. 19 – Temeiul juridic al prelucrării
Prelucrarea datelor se face în baza:
1. consimțământului explicit al persoanei vizate (art. 6 alin. 1 lit. a GDPR);
2. obligației contractuale (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR);
3. interesului legitim al organizației pentru buna implementare a proiectului (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR).
4. formularele de înscriere vor include consimțământ explicit pentru prelucrarea și transferul datelor către terții implicați în proiect (ex. agenția de turism).
Art. 20 – Durata stocării datelor
1. Datele vor fi stocate pe durata derulării proiectului și maximum 5 ani după finalizare, conform obligațiilor de raportare către finanțatori și legislația fiscală.
2. După expirarea termenului, datele vor fi șterse sau anonimizate.
Art. 21 – Drepturile persoanelor vizate
Aplicanții și beneficiarii au următoarele drepturi:
● dreptul de acces la datele proprii;
● dreptul la rectificare;
● dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”);
● dreptul la restricționarea prelucrării;
● dreptul la portabilitatea datelor;
● dreptul de opoziție la prelucrare;
● dreptul de a depune plângere la ANSPDCP (www.dataprotection.ro).
Art. 22 – Protecția specială a minorilor
1. Pentru aplicanții cu vârsta sub 18 ani, înscrierea și transmiterea datelor se face de către părinte sau reprezentantul legal.
2. Organizatorul se obligă să utilizeze datele minorilor strict pentru scopurile proiectului și să nu le transfere către terți, în afara celor necesare implementării.
Art. 23 – Măsuri de securitate
Organizatorul implementează măsuri tehnice și organizatorice pentru protecția datelor, inclusiv:
1. acces restricționat la bazele de date;
2. stocare pe servere securizate;
3. transmitere criptată a datelor prin platforme online;
4. instruirea personalului cu privire la confidențialitate.
CAPITOLUL VIII – DISPOZIȚII FINALE
Art. 24 – Modificarea regulamentului
Organizatorul își rezervă dreptul de a modifica prezentul regulament, cu anunțarea publică a modificărilor.
Art. 25 – Intrarea în vigoare
Prezentul regulament intră în vigoare la data publicării pe site-ul oficial al proiectului și se aplică pentru toate înscrierile ulterioare.